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メールによる自己表現: Step 3.結論を先に書くレイアウト [私の便利帖 私の盲点編]

さて、ブレインストームなどで思いついた言葉は、グルーピングして整理しよう。
その際に役立つ考えがMECE(ミーシー)だ。

これはコンサルファーム・マッキンゼーが考案したものでMutually Exclusive collectively Exhaustiveの省略形だ。意味は、漏れや重なりがない集合といったところか。ブレインストームで出したアイディアは、バランスを考えて過不足を検討しよう。

おおまかな整理ができたら、このステップ3では次の順でメールを書いてみよう。

ステップ3.結論を先に書くレイアウト

1.自分が何のためにメールを書いているのか記載する。

2.結論を書く。
例えば、情報提供であれば要旨を。依頼であれば、コンパクトにその内容を。
以下のように箇条書きで記載すると、読み手は瞬時に内容を把握できる。

  日時:2009年8月4日(火)15:00-16:00
  場所:○○会議室
  内容:新規○○プロジェクトの件
    予算計画、人材計画、○○計画
  参加者:○○、△△、××・・・

3.背景情報など、詳細な情報を書く。
上記の内容では不十分に感じた読み手が、さらに情報を収集できるように記載する。


このような順序で記載すると、読み手はメールの内容を瞬時に把握でき、また必要に応じてさらに詳細な情報を入手できる。読み手の時間を配慮したレイアウトだ。

このように記載すると、書いている本人も明確に伝えることを意識でき、結果として相手にも正確に情報を伝えられる。また普段から読み手を配慮した心遣いは、将来のコラボレーションにつながるかもしれない。

私たちの盲点
メールは手紙のように書けばよいと考えている。

本日のレッスン
メールは手紙とは異なり、ビジネスの世界では長々と書いたメールは読んでもらえない可能性が高い。
メールの内容を、読み手が正確に短時間で理解できるレイアウトを自分なりに工夫してみよう。

次のステップ4では、仕上げに関して考えてみよう。

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