メールによる自己表現： Step ４．忘れると怖い品質チェック

さてメールによる自己表現の最終ステップは、品質チェックによる仕上げだ。

ステップ３で出来上がったと思っている人は注意が必要だ。
何故ならば、この最後のチェックを怠ると場合によっては致命傷になるからだ。

基本的なチェックポイントは以下の4点である。

１．誤字脱字がないか（英語であればスペルミス）？
本ブログを読みながら、ブログの記事に誤字脱字や不自然な文章に気づかれた皆さんは、「このブログは大丈夫かな」と思われたことと思う。誤字脱字（英語であればミススペル）や不自然な文章を見つけた瞬間に、その文章の信用度を落としてしまうので要注意だ。私たちも気をつけてはいるが、犯しがちなミスだ。

英語のスペルミスは、メールの設定で簡単に防ぐことができるので、まだ設定をしていない人はスペルミスチェックの設定をしておこう。

２．内容は簡潔で読みやすく、わかりやすいか？
メールは、一見して文字がびっしり詰まっていると読む意欲を失う。
論理的に簡潔に記載しよう。本ブログのように3行ぐらいで改行を入れるのも良い方法だろう。

３．送付先は大丈夫か？
間違った送信先にメールを送信する失敗は、誰もが一度や二度はやってしまうものだ。
もしこれが重要な取引先に対してやってしまったらどうか？
特にライバル企業へ送った場合は、おそらく契約を失う窮地が訪れることだろう。

苗字が同じ人に送ったり、失敗のケースは数えきれない。
送信ボタンを押す前に、本当にこの送付先でよいか念のために確認をしておこう。

４．余計なことを書いていないか？
メールの場合は、多くの人が一日に大量のメールを受け取る可能性が高いので、読み手の時間を配慮して余計なことはなるべく書かないようにしよう。

ビジネスメールで、特に書いてはいけないものは感情的な表現だ。

気持ちが高ぶっているときは特に要注意だ。そのときは気持ちで一杯だから、勢い余って威勢のよいメールを送りがちだ。その内容が正しいかどうかではない。問題なのは、メールにはメールの内容をそのまま他者に転送できてしまうといった特質があることだ。相手を信用しているとしても、場合によっては（例えば経営的な判断から）そのメールが他者に転送される可能性がある。

メールを送信するときは当然感情が高ぶっているので、感情メール（もはやビジネスメールではない）の送信には躊躇はない。しかし場合によってはそのメールが思わぬ人へ転送されてしまう。これは、場合によっては後々大きな爪跡を残す可能性がある。出した後では、もう元には戻れない。

「それでもよい」という人は、感情メールを送付すればよい。しかし、その後のことも考えるならば、ここは取り合えず我慢して、メール以外の方法でのアプローチを考えよう。
本来の目的は、メールで感情をぶちまけることではなくビジネスであったはずだ。


私たちの盲点
メールは書き上げた段階で完成したと思っている。

本日のレッスン
メールは書き上げてからが肝心。少なくとも上記の4つの点は確認しよう。
チェックの方法としては、面倒でも一度声に出して読んでみて、不自然なところがないか確認しよう。
感情が高まっているときは、次の日までメールの送信ボタンを押すのを控えよう。
メールは、転送されるリスクが高いことをしっかりと自覚しておこう。

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